GTDではまず頭の中にあるものを信頼できるひとつのシステムに全部吐き出すことから始まります。このホームページでは、このシステムにGmailを使用します。頭の中で気になっていること、やらなきゃならないこと、やりたいこと、覚えて置かなければならないこと、考えなければならないこと、おもいついたこと、なんでもいいのですべてを自分にメールします。

このとき、タイトルにそのことをシンプルに書きます。「Aさんに見積りの件で電話をかける」のように誰に何をしなければならないのか、がはっきりしていればベストですが、まだ漠然としているのならば「プログラムを勉強する」のように大雑把なものでもかまいません。とにかくこのときにはあまり考えずにメールしておくことが大切です。

受け取った名刺や、机の上に積まれている紙の資料も、撮影かスキャニングをして自分にメールします。このときの方法や道具についてはいずれ別途説明します。

出先でパソコンの前にいないときは、携帯電話などからGmailにメールしましょう。街で気になった広告、映画、洋服など、なんでも携帯で撮影してGmailに送っておきましょう。

これで受信トレイ（ INBOX ）に届いたメールも合わせて全てがたまります。これをひとつづつ処理していくのですが、未読のメールを開いたら数分で作業できるものはすぐ処理しますが、それ以外は適切なラベルを付けてアーカイブします。受信トレイに溜まっているメールは仕事のTODOリストではなく、ラベルを割り当てるリストです（ここ大事）。どのようなラベルを付けるのかは別途解説します。

これが本の中に出てくるGTDのフローチャートです。

未処理のメールをアーカイブせずに閉じてしまうと、また次回開いたときに読み直さなければならなくなり、時間の無駄です。必ずメールを最初に開いたときにラベルをふってアーカイブするのがコツです。

受信トレイが空の状態になっているということは、あなたの気になることは全て分類整理されていることになりますので、この時点でかなりのストレスから開放されます。

しかしながら、Gmailはとても便利なツールなので、一旦登録して本格的に使い始めると長く付き合うことになるでしょう。私はもう５年ぐらいは使い続けています。Gmailを使い始めてからは、他のメールソフトを調べようとすらしなくなってしまいました。他のメールソフトを使うことなど考えられません。

Gmailについての詳しい説明は他のホームページにお任せしますが、私の考えるメリットを簡単に書きます。

1. 無料でも7GB、有料では25GBの容量のメールボックスが使えます。おそらく10年でもメールを消すこと無く使い続けられます。
2. ウィルスや迷惑メールなどを自動的に排除してくれますので、それらを見ることすら無くなります。
3. メールボックスはGoogleのサーバーにあり、それをブラウザで見るだけですので、どのパソコンからでも同じ作業ができます。
4. 携帯電話やiPhoneなどのモバイル端末からも、パソコンと同じアドレスでメールがやり取りできます。
5. Googleのエンジンでメールを検索できるため、検索がとても早く、メールを予め整理しておく必要がありません。
6. メールはすべてサーバーに保管され、パソコンにダウンロードしないので、パソコンが壊れてもメールを失うことがありません。

いかがでしょうか。誰でもこの中のいくつかのことで困っていると思います。YahooメールやHotmailなどでも同様の機能があるものもありますが、広告が入ったり、企業ドメインでは使えなかったりと制限があるために、Gmailほど使い勝手がよくありません。

Gmailのアカウントは http://mail.google.com で取得することができます。

アカウントを作る際、どのような名前にするか、ちょっと悩まれると思います。おそらくこのホームページをご覧になっている方は、なんらかお仕事でもお使いになることがあると思います。そこでまず、仕事で使える名前で取っておきましょう。私のおすすめは、ローマ字のフルネーム、tarou.yamada@gmail.comのようなアドレスです。

それでは個人情報がバレてしまうではないか、と思われるでしょう。かまいません。このメールアドレスはすでに個人的な付き合いのある人にしか使いません。それ以外の人（例えばメールマガジンなどの会員登録）のために、もうひとつ別なアドレスを取っておきましょう。これは別途説明します。

tarou.yamada@gmail.comのような分かりやすい、想像しやすいメールアドレスを取ると大量な迷惑メールが来てしまうと心配される人もいるかと思います。しかしこれも心配いりません。迷惑メールはほとんどGmailがブロックしてくれます。

もうひとつ、メールアドレスにあなたの会社名を絡めるのはお勧めしません。Gmailは冒頭で説明したとおり、10年以上使い続ける可能性があります。10年後、あなたが今の会社で働き続けているかわかりません。携帯電話の番号が変わってしまうと困る以上に、メールアドレスが変わることが困るようになるからです。

GoogleAppsは代理店によっても販売されており、彼らは導入を支援してくれます。ただメールを使うだけであれば導入支援は不要ですが、GoogleAppsには多くの機能があり、統合して使用するとグループウェアよりも便利なツールとなるでしょう。

Google Appsについてはこのホームページでは詳しく説明しませんが、Google AppsのGmailでもこのホームページで書かれていることはすべてそのまま利用できますので、安心してください。

また、Google Appsは企業向けの有料サービスということになっていますが、実はStandard版という無料サービスもあります。Gmailを利用したいが、独自ドメインにこだわりたいという方は調べてみてください。

ただ、Gmailに比べると新機能の適用が遅れたり、Gmailでは使えてもGoogle Appsだと使えない機能があったり、ドメインの設定が難しかったりということもあるので、個人で使う場合には特段おすすめはしません。いろいろ詳しい人だけ使ってください。

しかし、GTDのために多大な時間と精神力を使ったことも否めません。GTDは数日やっただけでは効果は出ず、ある程度の期間続けなければなりません。このために数日を無駄にしただけで挫折した人も多いと思います。もっと多くの人がGTDを学び、習得し、この恩恵に預かるためにはもっと容易にならなければならないのだと考えています。

もう一つ、ここ数年で同時にクラウドが普及しました。クラウドとは、データやツールなどが自分のパソコンの中ではなく、インターネット上のサーバーを使って管理するサービスのことです。これによって作業を行うパソコンはどれでもよくなり、携帯電話やiPhoneのようなモバイル端末でも充分仕事ができるようになってきました。紙の資料や紙の手帳はどんどん無くなりつつあります。

この二つのことから、私はよりGTDをスムーズに実践するためのツールを探してきました。Remenber the Milk、Toodledo、Omni Focusなどを初めとする世界的に有名なツールから、フランクリン・プランナー、超整理手帳のようなアナログなツールまでかなりの数のものを使ってみました。しかし、それらはGTDの中の特定の部分をより掘り下げたツールであり、いくつものツールを組み合わせねばならず、またひとつひとつのツールが複雑で、最後にはツールに疲れはててしまったのです。

そこでよりシンプルにGTDを実践するための手法を考えてテストしてみました。すべての情報をひとつの外部記憶に集めること、思いついたことはすべてInboxに放りこむこと、この二つの基本をスムーズに実行するためのツールとして、私はGmailを選びました。すべてのメールをGmailに集めてしまい、最初にいくつかの設定さえすれば自然にGTDが始められると思います。

なかにはGmailを使うことを許されていない企業の方もいると思います。もしかしたら、Outlookなどのメールクライアントでも同様のことは出来るのかもしれません。しかし私はずいぶん前にそれらを使うことをやめてしまったので具体的には説明できません。しかし特別な機能は使っていないはずですので、ぜひトライしてみていただければ幸いです。