GTDの基本とGmailでの運用

まずGTDの基本をおさらいします。教科書として最適なのは、絶対にこちらの本です。
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
最初はまずこの本を読むことをおすすめします。

GTDではまず頭の中にあるものを信頼できるひとつのシステムに全部吐き出すことから始まります。このホームページでは、このシステムにGmailを使用します。頭の中で気になっていること、やらなきゃならないこと、やりたいこと、覚えて置かなければならないこと、考えなければならないこと、おもいついたこと、なんでもいいのですべてを自分にメールします。

このとき、タイトルにそのことをシンプルに書きます。「Aさんに見積りの件で電話をかける」のように誰に何をしなければならないのか、がはっきりしていればベストですが、まだ漠然としているのならば「プログラムを勉強する」のように大雑把なものでもかまいません。とにかくこのときにはあまり考えずにメールしておくことが大切です。

受け取った名刺や、机の上に積まれている紙の資料も、撮影かスキャニングをして自分にメールします。このときの方法や道具についてはいずれ別途説明します。

出先でパソコンの前にいないときは、携帯電話などからGmailにメールしましょう。街で気になった広告、映画、洋服など、なんでも携帯で撮影してGmailに送っておきましょう。

これで受信トレイ（ INBOX ）に届いたメールも合わせて全てがたまります。これをひとつづつ処理していくのですが、未読のメールを開いたら数分で作業できるものはすぐ処理しますが、それ以外は適切なラベルを付けてアーカイブします。受信トレイに溜まっているメールは仕事のTODOリストではなく、ラベルを割り当てるリストです（ここ大事）。どのようなラベルを付けるのかは別途解説します。

これが本の中に出てくるGTDのフローチャートです。

未処理のメールをアーカイブせずに閉じてしまうと、また次回開いたときに読み直さなければならなくなり、時間の無駄です。必ずメールを最初に開いたときにラベルをふってアーカイブするのがコツです。

受信トレイが空の状態になっているということは、あなたの気になることは全て分類整理されていることになりますので、この時点でかなりのストレスから開放されます。